B1 · Episode 38 · 5:32
Inside University Academic Administration
This episode explores the roles of academic administrators in French universities, covering student administrative and pedagogical support, timetable and exam organization, communication with students and faculty, digital and in-person outreach, logistics, event planning, and accommodations for students with disabilities.
Source：pfrh_ge / tube.numerique.gouv.fr · License：CC BY 4.0
Transcript
Bonjour à tous.
Hello everyone.
Bonjour à tous.
Hello everyone.
Alors je vous ai mis donc votre diaporama, vous pouvez
I’ve uploaded your slideshow, and you can
changer les diapositives avec les flèches de votre clavier et je vous laisse
navigate through the slides using your keyboard arrow keys, and I’ll
commencer quand vous voulez.
leave it to you—you may begin whenever you’re ready.
Merci beaucoup.
Thank you very much.
Donc nous sommes réunis aujourd'hui pour parler des métiers de la scolarité.
So today we’ve gathered to talk about careers in education.
Donc nous vous proposons
So, we offer you
de débuter par des petites définitions du métier.
the chance to start with some brief definitions of the profession.
Est- ce que vous voyez tous le PowerPoint?
Can everyone see the PowerPoint?
Je pense que oui.
I think so.
Oui, c'est bon pour nous.
Yes, this is good for us.
Un ou une gestionnaire de scolar assure le suivi administratif,
An academic administrator handles administrative follow-up,
pédagogique et organisationnel des étudiants et des parcours d'une faculté au sein
including pedagogical and organizational management,
d'une université.
for students and their academic pathways within a faculty of a university.
Donc, pour être plus clair, on
So, to be clearer, we
est l'interface entre les étudiants, les enseignants et l'administration.
are the interface between students, teachers, and the administration.
Et je prends le relais effectivement sur le poste de responsable de scolarité.
And I indeed take over the role of academic affairs coordinator.
Donc moi j'ai la double casquette,
So I wear two hats:
je suis effectivement gestionnaire de scolarité comme Florence,
I’m indeed a student affairs officer, just like Florence,
et également responsable de scolarité.
and also head of student affairs.
Et le rôle du responsable, c'est effectivement de coordonner l'équipe et les actions
And the role of the person in charge is indeed to coordinate the team and academic activities.
de scolarité, puisqu'il a cette vue d'ensemble un peu du service
since he has a broad overview of the academic services department,
et de tous les parcours qui sont proposés par les différents composants.
as well as of all the learning pathways offered by its various components.
Les missions principales sont diverses et variées.
The main missions are diverse and varied.
Ça va de la gestion administrative,
It covers administrative management,
donc le suivi des étudiants depuis leur candidature jusqu'à la diplomation.
that is, tracking students from application through to graduation.
la mise à jour et la saisie et l'élaboration des emplois du temps,
including updating, entering, and preparing class schedules,
l'organisation des examens.
and organizing exams.
Nous avons aussi en charge l'accompagnement pédagogique,
We are also responsible for pedagogical support,
puisqu'on est des établissements d'enseignement supérieur, évidemment,
as we are institutions of higher education, of course,
donc le suivi des parcours individuels, c'est- à- dire de coller vraiment
meaning tracking each student’s individual learning path—
aux attentes des étudiants.
truly aligning with students’ expectations.
On fait le lien bien évidemment entre les étudiants,
We naturally serve as a link between students,
les enseignants et l'équipe administration.
teachers, and the administrative team.
Et évidemment le suivi pédagogique, puisqu'il y a ça,
And of course, pedagogical follow-up—since this task exists,
c'est à dire qu'on trouve ce que l'équipe pédagogique souhaite et ce que
we identify what the teaching team wants,
nous nous devons mettre en place.
and implement what we must put in place.
Je continue avec la communication, effectivement, qui est un pilier
Next is communication—a key pillar of our work,
également de notre activité,
indeed equally essential.
puisqu'il y a toute une partie où on
Specifically, a major part involves
doit accueillir les étudiants en présentiel,
welcoming students in person,
puisqu'ils ont parfois des demandes qui ne peuvent pas passer par des mails.
since some of their requests cannot be handled by email.
Donc on a des horaires de permanence aussi pour justement les accueillir,
So we hold regular office hours specifically to welcome students;
donc les étudiants, les enseignants, évidemment les collègues,
we also welcome teachers and colleagues,
puisque la porte doit rester ouverte en tant que manager.
because, as managers, our door must remain open.
On aura l'occasion d'en parler, mais à mon sens,
We’ll discuss this later, but in my view,
la porte du manager doit rester ouverte pour les collègues.
a manager’s door must stay open for colleagues too.
Et évidemment, la mise à jour aussi de tout ce qui est support de communication,
Naturally, we also update all communication materials,
alors qu'il soit papier ou internet.
whether printed or online.
C'est- à- dire que Florence, je crois qu'elle a cette casquette aussi,
That is to say, Florence—I believe she has this cap too,
mais au sein des composantes, on a directement l'équipe d'administration qui gère la
but within the components, we have the administrative team directly handling
mise à jour des sites internet, des différentes
updating websites and
plateformes sociales, LinkedIn, Facebook, tout dépend de.
various social platforms—LinkedIn, Facebook, etc.—depending on
ce que les composants mettent en place.
what each component implements.
et l'organisation.
and organization.
avec la panne.
and handling disruptions.
Je pense que Madame Bovens a peut- être un problème de micro.
I think Madame Bovens may have a microphone issue.
Oui, vous m'entendez?
Yes, can you hear me?
Oui, c'est bon pour nous.
Yes, we can hear you clearly.
C'est bon? Donc je reprends.
Can you hear me now? So I’ll continue.
Donc je parlais de la logistique et de l'organisation.
I was just talking about logistics and organization.
Avec la planification des ressources,
This includes resource planning,
la gestion des salles est un gros point de la gestion des emplois du temps,
and classroom management is a major aspect of timetable management,
puisqu'il faut trouver une salle adaptée
since we must find a classroom with suitable capacity,
en termes de capacité, mais en termes de matériel également.
as well as appropriate equipment.
Il y a aussi l'organisation des portes ouvertes,
There’s also organizing open days,
des conseils de perfectionnement,
professional development advisory sessions,
des cérémonies de remise de diplômes et plein d'autres activités au cours de
graduation ceremonies, and many other activities throughout the year.
l'année. Et bien sûr, la gestion des profils spécifiques,
And of course, managing specific student profiles,
notamment les étudiants en situation de handicap, avec l'aménagement des études.
especially supporting students with disabilities through academic accommodations.
Ah oui, ok. Excusez- moi.
Ah, okay—sorry.
Tu continues? Ouais.
Shall you continue? Yes.
Voilà, donc moi je prends la suite sur le management d'équipe.
Alright, now I’ll take over to talk about team management.
Pardon.
Sorry.