B1 · Episode 39 · 5:40
Working as an Academic Administrator at a University
This episode explores the role of an academic administrator at the University of Strasbourg, covering team management, fostering a supportive work environment, organizing professional training (including legal and technical updates), and managing high-pressure annual cycles like student admissions.
Source：pfrh_ge / tube.numerique.gouv.fr · License：CC BY 4.0
Transcript
Donc ça, c'est un peu le lot commun de tous les managers d'équipe,
So, this is somewhat the common lot of all team managers,
effectivement, que ce soit dans le public ou dans le privé.
indeed, whether in the public or private sector.
Mais on a cette volonté, bien entendu,
Yet we naturally have this goal:
de garantir une bonne communication au sein de l'équipe et de la composante.
to ensure good communication within the team and its department.
Évidemment, de maintenir un climat serein, de confiance,
Naturally, we must also maintain a calm, trusting atmosphere,
assurer la qualité de vie au travail,
ensure quality of life at work,
ça c'est aussi quelque chose qui est au centre de nos préoccupations,
and this too lies at the heart of our concerns,
alors à l'Université de Strasbourg, mais ailleurs également.
not only at the University of Strasbourg, but elsewhere as well.
On va travailler beaucoup là- dessus, alors directement avec les équipes,
We will focus heavily on this—
en prenant en considération leurs désidératas,
working directly with teams, taking their needs into account,
et puis en essayant de coller vraiment au plus proche de
and striving to align as closely as possible with
ce que les équipes attendent.
what teams actually expect.
Et le dernier volet, il y en a de nombreux,
And the final point—there are many—
mais disons que le dernier volet qui me semblait important de mettre ici,
yet the one I consider important to highlight here is
c'est le besoin en formation.
the need for training.
Donc l'Université de Strasbourg,
At the University of Strasbourg,
on a la chance d'avoir une offre de formation qui est pléthorique,
we’re fortunate to offer an abundant range of training opportunities,
qu'elle soit technique en management d'équipe
including technical courses such as team management,
ou voilà sur le bien- être au travail.
as well as courses focused on workplace well-being.
Donc ça, bon. On parlera peut- être plus en détail tout à l'heure de nos différents
Regarding these programs,
parcours, mais c'est vrai que moi par exemple en arrivant à l'université de
we may discuss our various training pathways in more detail later,
Strasbourg, j'ai suivi énormément de formations
but for instance, when I first joined the University of Strasbourg,
parce que techniquement il y a énormément de choses à apprendre.
I attended numerous trainings, as there’s truly a great deal to learn technically.
Il y a aussi ce qu'on appelle l'école des cadres, en fait,
Also available is what we call the ‘Managers’ Academy’—
qui est un parcours de formation fléchée
a targeted training program designed specifically for new and emerging managers at Unistra,
pour les cadres débutants, les cadres en devenir à l'Unistra,
so for new and aspiring managers at Unistra,
donc avec précisément un focus
with a precise focus on
sur justement les tâches de management d'équipe.
team management responsibilities.
Et le dernier volet qui nous semblait important
And the last point we considered important
d'évoquer, c'est la veille constante,
to mention is constant vigilance,
donc le dernier point qui s'appelle se tenir informé,
so the final point, called ‘staying informed,’
puisque ça rejoint ce que je disais tout à l'heure sur l'information.
since it connects with what I mentioned earlier about information.
puisqu'il y a cette nécessité de se tenir informé des nouvelles
Indeed, there’s this need to stay informed about new
avancées juridiques, techniques, au sujet non seulement de notre composante,
legal and technical developments—not only concerning
de l'Inistra, du ministère plus largement.
our own department, the Inistra agency, and more broadly the ministry.
Et ça, ça se fait bien évidemment tout au long de la carrière,
This, of course, happens throughout one’s career,
et c'est ce qui est stimulant aussi, on y viendra tout à l'heure.
and that’s also what makes the job stimulating—we’ll come back to this shortly.
Mais cette... alors, je dirais pas que le métier change tout le temps,
But this… I wouldn’t say the profession changes constantly,
mais il y a quand même cette
yet there is still this ongoing evolution,
constante évolution, et encore une fois, l'université qui nous pousse à
and once again, university pushes us
nous former et à justement à
to keep training ourselves and, precisely,
mettre en place cette veille, donc je le disais,
to set up this vigilance system—so, as I said,
qu'il soit juridique ou plus technique.
whether legal or more technical.
Alors on arrive maintenant aux compétences requises.
Now we move on to the required competencies.
Je vais vous parler tout d'abord du savoir- faire.
First, I’ll talk about practical skills.
Donc bien évidemment, il faut savoir maîtriser les outils bureautiques,
Of course, you must master office tools—
Excel, logiciel de gestion.
Excel and management software.
Alors notre logiciel de gestion à des étudiants s'appelle Apogée pour l'instant,
Our current student-management software is called Apogée,
il sera remplacé dans quelques années.
but it will be replaced in a few years.
Les logiciels donc, le temps, etc.
Software tools, time management, etc.
Donc, comme le disait Simon, la connaissance des réglementations,
As Simon said, knowledge of regulations is essential—
donc il faut se tenir informé et.
you must therefore stay informed,
et régulièrement se former.
and regularly undergo training.
Et bien sûr, la gestion de projet et l'organisation.
And of course, project management and organization.
L'organisation est un point très important,
Organization is a very important point,
il faut être organisé pour être dans ce métier.
one must be organized to work in this field.
Effectivement, l'organisation c'est un point crucial puisqu'on a,
Indeed, organization is crucial, since we are—
comme je le disais tout à l'heure,
as I mentioned earlier,
on est le point d'entrée de différents types de publics.
we serve as the primary contact point for various groups of people.
Et on a géré évidemment beaucoup d'administratif,
And we obviously handle a great deal of administrative work,
beaucoup de dossiers en parallèle. Dans l'enseignement supérieur,
managing many files and tasks simultaneously. In higher education,
c'est la même chose que dans un EPLE du secondaire,
the situation is the same as in secondary-school educational institutions (EPLEs),
il y a des temps forts durant l'année.
there are key timeframes throughout the year.
Et justement, cette rigueur et ce sens de l'organisation
And precisely this rigor and sense of organization,
permet précisément de coller à ces temps forts.
allows us to align precisely with these key timeframes.
Alors ça aussi il faut, alors je vais pas dire qu'on a besoin d'un rétroplanning
So here too, we need—well, I won’t say we need a detailed backward-planning schedule every year,
pour tous les ans, puisqu'évidemment les temps forts sont peu ou prou les mêmes
since, of course, these key timeframes remain largely unchanged from one year to the next,
d'une année sur l'autre, mais il y a cette nécessité
but there is indeed this necessity,
d'anticiper vraiment justement le prochain temps fort.
to genuinely anticipate the next key timeframe.
Donc là, à titre d'exemple, on est sur le temps des admissions.
For example, right now we’re in the admissions period.
Donc les admissions pour le public,
Admissions for the general public,
ça commence en janvier pour Parcoursup et ça se termine en juin.
begin in January via the Parcoursup platform and end in June.
Mais nous, on est obligé d'anticiper presque, enfin pas presque,
Yet we must anticipate almost—no, not ‘almost’—
mais l'année précédente pour tout ce qui est capacité d'accueil,
a full year ahead for matters like enrollment capacity,
etc. Donc il y a vraiment cet aspect- là qui.
and so on. So this aspect is truly essential.
à prendre en compte, qui est quand même assez
This is a factor that must be taken into account,
typique d'un métier dans l'enseignement.
and it’s quite characteristic of working in education.
J'ai mis évidemment l'empathie et l'écoute, puisque
I’ve also included empathy and active listening, since—
vous l'aurez compris, le
as you’ve understood,
bien- être est un critère excessivement important pour nous,
student well-being is an extremely important criterion for us,
pour gérer les relations avec les étudiants,
essential for managing relationships with students, teachers, and colleagues.
les enseignants et les collaborateurs. Encore une fois, je le répète,
Once again, I repeat: we are the primary contact point for various groups of people.
on est point d'entrée de différents publics.
Therefore, we must constantly accommodate diverse needs.
et la résistance au stress, puisque ça
and stress resilience, since this
revient à ce que je disais tout à l'heure,
corresponds to what I mentioned earlier,
temps forts évidemment très importants,
with peak periods obviously being especially important,
parfois année scolaire un peu en dents de scie, et je
while the school year sometimes proceeds unevenly—and by this I mean
parle en termes d'activité, et donc profiter peut- être de ces moments de creux
in terms of activity—so we might take advantage of these lulls
justement pour réussir à mettre en place les outils afin d'être préparé aux
to actually set up coping tools, preparing ourselves for the upcoming
temps forts suivants.
peak periods.