B1 · Episode 40 · 5:39
University Academic Administration Officers at Work
Two university academic administration officers describe their daily responsibilities, teamwork, adaptability requirements, and career paths—including transitioning from external education roles to civil service positions.
Source：pfrh_ge / tube.numerique.gouv.fr · License：CC BY 4.0
Transcript
Et voilà, je le répète, mais
And there you go—I’ll repeat it, but
différents types de public qui doivent
different types of audiences who must
nous faire remonter des informations.
report information back to us.
Donc il y a aussi cet aspect- là, parfois devoir courir un petit peu après
So there’s also this aspect—sometimes we have to gently chase people,
pour justement rentrer dans les, alors j'ai mis deadline, mais voilà,
to ensure things are submitted on time. I’ve used the term ‘deadline,’ but indeed,
c'est un peu le, c'est un, je dirais,
it’s somewhat…
du vocabulaire peut- être un peu emprunté du privé,
perhaps borrowed vocabulary from the private sector,
je m'excuse auprès de Madame Berre,
and I apologize to Ms. Berre,
mais effectivement ça reste très
but this notion is truly
important, cette notion-
important:
là d'avoir la bonne information au bon moment pour justement que le
having the right information at the right moment,
chaînon suivant puisse avoir précisément cette information.
so that the next person in the chain can receive exactly that information.
Alors on va passer rapidement sur nos expériences personnelles.
Now, let’s briefly go over our personal professional experiences.
Donc moi je suis gestionnaire de scol depuis septembre 2001.
I’ve been a student records administrator since September 2001.
Ce métier fut un réel coup de cœur, je m'y
I fell in love with this job right away,
suis plue quasiment immédiatement.
and I dove into it almost immediately.
Donc évidemment, tout au long de ces années, je n'ai pas passé
Naturally, over all these years,
mon temps derrière le même bureau.
I haven’t stayed behind the same desk.
Donc tout d'abord, j'étais à la faculté des langues durant seize ans quand même,
First, I worked at the Faculty of Languages for a full sixteen years,
mais j'ai visité plusieurs langues.
though I handled several different languages.
Et depuis 2017, je suis à la faculté de physique et ingénierie.
Since 2017, I’ve been at the Faculty of Physics and Engineering.
Donc on va parler un petit peu chiffres pour vous situer la
Next, let’s look at some figures to help you understand this faculty:
composante. Donc c'est une faculté qui accueille plus de 1200 étudiants,
It’s a faculty welcoming over 1,200 students,
dont 280 étudiants apprentis.
including 280 apprenticeship students.
La gestion diffère un petit peu.
Its management approach differs slightly.
J'y gère environ 150 étudiants, dont une centaine d'apprentis,
I manage around 150 students, including about 100 apprentices.
répartis dans plusieurs licences professionnelles et masters au sein d'une équipe de
They are spread across several professional bachelor’s and master’s programs,
huit agents. Alors comme le disait Simon, le métier évolue constamment.
within a team of eight staff members. As Simon mentioned, this profession is constantly evolving.
Il y a une diversité des
There is great diversity in our tasks,
missions et l'adaptabilité.
and adaptability is essential.
est le centre du métier.
It lies at the very heart of this profession.
Il faut savoir faire preuve de.
We must demonstrate…
de polyvalence, tout au long de nos journées, tout au long de l'année,
versatility—throughout each day, throughout the year,
tout au long des différentes années.
and across successive years.
Le matin en arrivant, on ne sait jamais véritablement comment va se dérouler la
Each morning upon arrival, we never truly know how the day
journée, l'imprévu fait partie du quotidien.
will unfold—the unexpected is simply part of everyday life.
Alors mon parcours à moi, je
As for my own career path,
dirais peut- être un peu plus chaotique,
I’d say it’s perhaps a bit more chaotic,
dans le sens où je ne suis arrivé à l'université et dans le service public en tant
in the sense that I only joined the university—and the public service—as a permanent staff member
que titulaire que depuis septembre 2024.
in September 2024.
J'ai longtemps travaillé seul, mais toujours en lien avec l'Éducation nationale.
For a long time, I worked independently, yet always in collaboration with the French National Education system.
En tant qu'intervenant
I worked as an educational practitioner—in schools,
scolaire, périscolaire, dans le médico social, etc.
after-school programs, and the medico-social sector, etc.
J'ai ensuite passé le concours de SAENES,
Then, I sat the SAENES competitive examination,
donc secrétaire administratif de l'éducation nationale et de l'enseignement
the exam for Administrative Secretaries of National Education and Higher Education,
supérieur, qui est un concours de catégorie B.
a Category B civil service recruitment exam.
Et je suis arrivé à l'UNISTRA
After passing, I was assigned to the University of Strasbourg (UNISTRA) based on my ranking,
après amphitgar nison, appel en fonction du classement.
via the centralized recruitment platform.
J'ai été reçu par les RH qui m'ont proposé plusieurs postes,
The HR department welcomed me and offered me several positions,
dont celui que j'occupe actuellement.
including the one I currently hold.
Et je suis arrivé effectivement dans une équipe solide,
And I indeed joined a solid team,
en place depuis plusieurs années.
which has been in place for several years.
Alors on en parlait tout à l'heure avec Florence,
As we discussed earlier with Florence,
effectivement l'UNISTRA c'est une grande
UNISTRA is indeed a large institution,
maison dans laquelle on reste, puisque moi
where we remain, since I,
j'ai la chance de travailler avec des collègues qui sont là depuis parfois plusieurs
am fortunate to work with colleagues who have been here for sometimes several decades,
décennies, qui ont l'expérience de.
and possess deep experience.
de l'université, donc ça effectivement c'est excessivement enrichissant et ça en dit
This experience covers the university broadly, so it’s truly enriching,
long quand même sur la qualité d'accueil d'une
and it really says a lot about the quality of welcome offered by an organization,
entreprise, pour parler plus largement.
to speak more broadly.
Effectivement, il y avait cette nécessité de trouver sa place précisément auprès de
Indeed, there was this need to find one’s place precisely among,
ses collègues qui sont là depuis longtemps,
colleagues who had been there for a long time,
puis un nouveau poste aussi de cadrant qui pour moi était nouveau.
and also a new supervisory role, which was new to me.
Donc tout ça, ça nécessitait évidemment de trouver sa posture,
So all this obviously required finding one’s posture,
mais on est très bien accompagné, c'est ça qui est intéressant aussi.
yet we are very well supported—that’s also interesting.
Et voilà, bien sûr, mes
And here are, of course, my main objectives:
objectifs principaux, c'est bien entendu de faire avancer la scolarité dans le même
to advance student administration consistently,
sens, avec un objectif commun, et la bonne marche de la faculté,
with a shared objective and ensuring the faculty runs smoothly,
la satisfaction des premiers utilisateurs qui sont pour nous les étudiants.
and satisfying our primary users: our students.
Nous arrivons à la fin de notre présentation.
We are now reaching the end of our presentation.
Donc pour résumer, je dirais que deux mots sont à retenir:
To summarize, I’d say two words stand out:
polyvalence et adaptabilité.
versatility and adaptability.
et que les gestionnaires et responsables de ce rôle ont des missions techniques et
Managers and supervisors in this role carry out technical missions,
sont des pivots essentiels à l'université.
and serve as essential pivots within the university.
Merci à vous et on peut répondre à vos questions.
Thank you all—and we’re happy to answer your questions.
Et bien merci beaucoup pour votre intervention.
Thank you very much for your presentation.
On peut voir que vous aviez des
We can see that your responsibilities include
missions qui sont quand même très riches, avec
very rich missions, featuring
deux parcours différents mais qui sont quand
two distinct career paths, yet both are
même très variés.
highly diverse.
Et très intéressant aussi pour les participants qui sont avec nous.
also very interesting for the participants joining us today.
Et donc j'invite les utilisateurs donc à écrire leurs questions dans le chat et donc
So I invite all users to type their questions into the chat,
nous avons déjà une question qui était de combien de personnes êtes- vous en charge?
and we already have our first question: How many people do you supervise?
Alors pour ma part, on est une équipe d'une dizaine de gestionnaires.
For my part, our team consists of about ten administrators.
Alors tout dépend des composantes.
It really depends on the department.
La faculté des sciences sociales,
For example, the Faculty of Social Sciences,
on accueille à peu près 2000 étudiants. Maintenant, évidemment,
hosts around 2,000 students. Naturally,
ça dépend de la taille de la composante.
the number varies depending on the size of the department.
Il y a des plus petites composantes où ils sont trois, deux gestionnaires parfois.
some smaller departments, where there are only two or three administrative staff members.